Openbaarheid

Aanvragen en inzien van niet-openbare archieven

Het Gemeentearchief Ede is een openbare instelling waar iedereen kosteloos onderzoek kan komen doen in de aanwezige archieven en collecties. In principe zijn alle archieven na 20 jaar openbaar: ze kunnen zonder beperkingen worden ingezien door wie dat maar wil.

Het kan voorkomen dat u een archiefstuk wilt zien uit een archief dat nog niet of maar ten dele openbaar is. Hieronder wordt uitgelegd waarom de openbaarheid van een archief soms beperkt is en wat het voor u betekent als u het toch wilt inzien.   

Waarom is een archief (gedeeltelijk) niet openbaar?

Bij het Gemeentearchief Ede zijn er twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Beide kunnen een openbaarheidsbeperking hebben.

Overheidsarchieven zijn archieven van de Gemeente Ede of van haar rechtsvoorgangers (instellingen waarvan de rechten op de Gemeente zijn overgegaan). De Gemeente is verplicht deze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren voor bewijs- en rechtzoekenden en voor historisch onderzoek.

Particuliere archieven zijn archieven van bedrijven, verenigingen, stichtingen, kerken, families en personen. Deze archieven zijn aan het Gemeentearchief geschonken of in bewaring (in bruikleen) gegeven. Het Gemeentearchief beheert deze archieven omdat ze een belangrijke waarde hebben voor de geschiedenis van Ede en een aanvulling zijn op de overheidsarchieven.

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Hierin staat dat een archief in het Gemeentearchief openbaar is. In de Archiefwet worden drie gronden genoemd op basis waarvan die openbaarheid toch kan worden beperkt:

  • de bescherming van de privacy van personen;
  • het belang van de Staat;
  • onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties.

In principe is een overheidsarchief na 20 jaar openbaar. Afhankelijk van de inhoud van het archief kan die termijn worden verlengd tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier. Alleen voor akten van de Burgerlijke Stand gelden langere wettelijke termijnen in verband met privacy.

Volgens de Archiefwet is het daarnaast mogelijk om raadpleegbeperkingen vast te stellen voor particuliere archieven.

Wat moet ik doen om inzage te krijgen in een niet-openbaar archief?

De Archiefwet voorziet in de mogelijkheid om een niet-openbaar archief toch in te  zien. Dat kan als het belang van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger. Bij een openbaarheidsbeperking gaat het meestal om privacygevoelige informatie, van de persoon zelf maar in bepaalde gevallen ook die van de nabestaanden.
Soms kan het gaan om de belangen van andere (natuurlijke of rechts-) personen, bijvoorbeeld  wanneer er informatie aan de overheid is verstrekt op basis van een wettelijke verplichting.

Niet-openbaar overheidsarchief

U kunt een verzoek indienen voor ontheffing van de raadpleegbeperking op het archief. Dat kunt u doen door gebruik te maken van een formulier waarin u wordt gevraagd uw personalia en het onderzoeksdoel (de reden voor inzage) in te vullen.
De bevoegdheid om wel of geen inzage te verlenen, ligt bij de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris neemt op uw verzoek een formeel, schriftelijk besluit. Wanneer u door de gemeentearchivaris geen ontheffing wordt verleend, kunt u in bezwaar bij het college van burgemeester en wethouders.

Niet-openbaar particulier archief

Bij particuliere archieven kunnen de afspraken over openbaarheid verschillen omdat deze per archief worden gemaakt. De Archiefwet laat hierbij meer ruimte dan bij overheidsarchieven. Het Gemeentearchief legt in een contract met de eigenaar van het archief vast, hoe lang de openbaarheid eventueel is beperkt en wie bevoegd is om ontheffing te verlenen. Ook voor ontheffing van de raadpleegbeperking op een particulier archief kunt u via een formulier een verzoek indienen. U vraagt dan toestemming aan de eigenaar of de bewaargever van het archief. Wanneer de bevoegdheid tot het verlenen van een ontheffing bij de gemeentearchivaris berust, moet u uw verzoek bij hem indienen. Wanneer de eigenaar of bewaargever geen toestemming voor inzage verleent, dan kunt u daar geen bezwaar tegen maken. 

Hoe gaat de inzage van niet-openbaar archief in zijn werk?

Bij uw bezoek aan het archief moet u de schriftelijk door de gemeentearchivaris verleende ontheffing (of schriftelijke toestemming van de eigenaar of bewaargever) overleggen.

Bij het invullen en ondertekenen van de aanvraag tot ontheffing bent u akkoord gegaan met de voorwaarden die op het inzien van niet-openbaar archief van toepassing zijn. Zo is de informatie die u onder ogen krijgt, voor persoonlijk gebruik en dus niet voor anderen bestemd. Van niet-openbare archieven krijgt u geen kopie├źn of scans. Ook mag u deze zelf niet maken.