Evenementen tijdens coronacrisis
In het openingsplan van de Rijksoverheid zien we dat evenementen waarschijnlijk vanaf 16 juni weer mogen plaatsvinden. Omdat op 7 juli er uitbreidingen voor deze versoepelingen worden genoemd, kunnen we ervan uit gaan dat evenementen per soort stap voor stap zullen worden toegestaan. Onder welke voorwaarden evenementen zullen worden toegestaan is nu nog niet bekend.
Wanneer de Rijksoverheid het organiseren van evenementen mogelijk maakt, heb je nog wel een vergunning nodig. We verwachten dat een coronaplan een verplicht onderdeel wordt bij een vergunningsaanvraag of melding. Wat de eisen of onderdelen van het coronaplan zijn, weten we helaas nog niet.
Wij gaan ervan uit dat evenementen in de tweede helft van het jaar weer kunnen plaatsvinden, onder een aantal nog onbekende voorwaarden. Omdat er veel bij de organisatie van evenementen komt kijken, is het belangrijk om je nu alvast voor te bereiden.
Meld je evenement aan
Heb je jouw evenement nog niet aangemeld? Doe dit dan alsnog. Wij brengen de evenementen in kaart met een evenementenkalender. Daardoor kunnen we het één en ander op elkaar afstemmen zodra er wel weer mogelijkheden zijn om iets te organiseren. Je kunt je evenement aanmelden via een e-mail naar evenementen@ede.nl
Bereid je evenement voor
Bereid met je organisatie meerdere scenario’s voor. Het meest uitgebreide scenario (best case scenario) dien je in. Houd rekening met de verwachting dat er tegen die tijd nog maatregelen zullen gelden. Als de coronamaatregelen nog zodanig gelden dat bepaalde onderdelen niet door kunnen gaan, moeten deze vervallen of aangepast worden. Bij versoepelingen van de maatregelen kun je niks meer toevoegen aan uw evenement of de vergunningsaanvraag. Dit betekent dat je een reëel haalbare aanvraag moet indienen.
Voorbeeld mogelijk scenario:
- Kun je het evenemententerrein afzetten, houd dan in ieder geval rekening met toegangscontroles, testen, gescheiden looproutes en tijdsloten.
- Kun je het evenement niet afzetten, zorg er dan voor dat je het evenement kunt organiseren met de 1,5 meter norm
Zorg dat je op tijd een vergunning aanvraagt
Wanneer de Rijksoverheid versoepelingen aankondigt en het organiseren van evenementen mogelijk maakt, dan heb je nog wel een vergunning nodig. Houd hierbij rekening met de behandeltermijnen voor vergunningaanvraag. Wij zijn verantwoordelijk voor de veiligheid rondom uw evenement en wij moeten hierover advies inwinnen bij externe diensten zoals politie, brandweer en GHOR.
Dien je aanvraag maximaal 12 weken en minimaal 8 weken voor je evenement in. Zo kunnen de hulpdiensten en de gemeente aan alle evenementen voldoende tijd besteden. daardoor kunnen we een realistische inschatting maken van de haalbaarheid.
Waarom niet langer dan 12 weken van te voren?
Een evenement in het najaar kan bijvoorbeeld in juni niet goed getoetst worden omdat we niet kunnen voorzien of en onder welke voorwaarden evenementen zijn toegestaan.
Coronaplan
Coronaplan
Een coronaplan is een verplicht onderdeel van de vergunningsaanvraag. Op dit moment zijn de indieningseisen van het coronaplan nog niet bekend. Heb je al een vergunningsaanvraag ingediend maar zijn de indieningseisen van het coronaplan nog onbekend? Dan beoordelen we je aanvraag alvast op de overige onderdelen, bijvoorbeeld uw mobiliteitsplan, drank- en horecaontheffing, geluidsontheffing, brandveiligheid en natuurwetgeving.
Tot uiterlijk 4 weken voor het evenement kun je het coronaplan nog toevoegen aan de aanvraag. Tot die tijd kunnen wij geen vergunning verlenen.
Ben je van plan om de komende maanden een aanvraag in te dienen en zijn de indieningseisen van het coronaplan bekend? Voeg het coronaplan dan direct toe bij de aanvraag.
Risico's
Op het moment dat de maatregelen wijzigen vlak voor uw evenement, kan dit gevolgen hebben voor je vergunning en de uitvoering van uw evenement. Dit is het risico van de organisatie. Mogelijk kom je dan in aanmerking voor het garantiefonds. Meer informatie daarover is te vinden op de website van de Rijksoverheid.