Evenementenvergunning aanvragen

• U vraagt de vergunning ten minste acht weken van tevoren aan.
• Alleen de onderdelen die u in het formulier aangeeft, worden vergund.
• Alleen volledig ingevulde formulieren, voorzien van alle bijlagen, worden in behandeling genomen.
• U heeft toestemming nodig van alle grondeigenaren, zoals Defensie, Geldersch Landschap en/of Natuurmonumenten.
• Als vergunninghouder bent u verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement.
• Kosten voor organisatie, maatregelen, wegafzettingen en schoonmaak van het evenemententerrein zijn voor rekening van de organisatie van het evenement.
• Het is verboden sterk alcoholhoudende drank te schenken. Voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank vraagt u een ontheffing aan. In de aanvraag kunt u aangeven dat u drank wilt schenken. U wordt vanzelf gewezen op de extra voorwaarden voor het mogen schenken van drank.
• Eet- en drinkwaren moeten aan de eisen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit voldoen.
• Voor evenementen op zondag voor 13:00 uur moet u een ontheffing van de Zondagswet aanvragen. Dit kunt u aangeven bij de aanvraag voor een evenementenvergunning.

Aan het einde van het digitaal aanvraagformulier kunt u de bijlagen uploaden. Wij vragen altijd naar:

• Indelingstekening
  • Schaal 1:1000
  • Met noordpijl, afmetingen en inrichting van het terrein en de directe omgeving.
  • Op de indelingstekening zijn alle objecten getekend die u plaatst, aan de hand van een duidelijke legenda.
  • Objecten zijn bijvoorbeeld: tenten, bakwagens, verkoopkramen, toiletvoorzieningen, aggregaten, nooduitgangen, brandblussers, speeltoestellen, tappunten, EHBO posten, geluidsspeakers (inclusief richting).
• Veiligheids- en calamiteitenplan. Dit bevat in ieder geval:
  • Uw inschatting van de risico’s op uw evenement en hoe uw organisatie hiermee omgaat. Hoe gaat u bijvoorbeeld om met extreme weersomstandigheden, evacuatie of als iemand onwel wordt?
  • Een uitwerking van de inzet van het bedrijf dat medische zorg verzorgt. Dit kan het ingehuurde bedrijf voor u aanleveren.
  • Een uitwerking van de inzet van uw beveiligingsbedrijf. Dit kan het ingehuurde beveiligingsbedrijf voor u aanleveren.
• Draaiboek
  • Planning van de activiteiten
  • Inclusief op- en afbouwplanning

Het kan zijn dat u meer documenten moet uploaden bij uw aanvraag. Dit verschilt per evenement.

Horeca

Gaat u zwak-alcoholische dranken verkopen? Lever dan de volgende documenten aan van alle leidinggevenden:

• Kopie van een geldig legitimatiebewijs 
• Kopie van het diploma Sociale Hygiëne
• Heeft u meerdere tappunten? Dan kan het zijn dat u meerdere leidinggevenden moet inzetten.

Verkeer

Heeft uw evenement impact op het doorgaande verkeer of gaat u een parkeerplek maken? Lever dan een mobiliteitsplan aan:

• Een tekening of plattegrond met de verkeersmaatregelen die u toepast. Zoals een omleiding, hekken, borden, aanrijroutes voor de hulpdiensten, verkeersregelaars en parkeergelegenheden.
• Postinstructies voor de verkeersregelaars.

Tenten en tribunes

Gaat u tenten, tribunes of bijvoorbeeld podia plaatsen? Lever dan de volgende documenten aan (de verhuurder heeft deze documenten):

• Bouwkundige rapporten met tekeningen van de tenten en/of tribunes.
• Geldige certificaten.

Wordt uw tent, tribune of podium gebruikt door meer dan 150 personen? Lever dan de volgende documenten aan:

• Een plattegrond waar per verblijfsruimte wordt aangegeven:
  • Voor hoeveel personen de ruimte beschikbaar is
  • Waar u de ruimte voor gaat gebruiken (ook wel de gebruiksbestemming)
  • Wat de opstelling is van de inventaris en de inrichtingselementen (zoals opgestelde stands, kramen, schappen, podia en vergelijkbare elementen). Daarbij moet worden aangegeven waar het volgende is geplaatst:
    • brand en rookwerende scheidingsconstructies
    • vluchtroutes
    • draairichting van doorgangen
    • nooduitgangen en vluchtroutes en de breedte daarvan
    • vluchtrouteaanduidingen
    • noodverlichting
    • brandblusvoorzieningen
    • brandweeringang

Overnachtingen op een evenemententerrein

In het geval van een kampeerterrein levert u de volgende documenten aan:

• Een tekening of plattegrond van het kampeerterrein met de wegen/paden, ontsluitingen, de sanitaire voorzieningen en de afstand tot de kampeermiddelen onderling.

Natuur

Bij het organiseren van een evenement moet u onderzoeken of dit negatieve effecten heeft op Natura 2000-gebieden of beschermde soorten. Dit is onderdeel van de Wet natuurbescherming. Denk bijvoorbeeld aan de extra uitstoot van stikstof of verstoring door geluid, licht en betreding. Ook kan het evenement op een andere manier effect hebben op het natuurgebied of de beschermde diersoorten die daar leven.

Veroorzaakt uw evenement extra uitstoot van stikstof of andere negatieve effecten? Dan is er mogelijk een vergunning en/of ontheffing Wet natuurbescherming nodig. Hoe het aanvragen van een vergunning/ontheffing in zijn werk gaat en voor meer informatie kunt u kijken op de website van Provincie Gelderland:

• Provincie Gelderland - Ontheffing beschermde soorten
• Provincie Gelderland - Vergunning Natura 2000-gebied

De kosten van een evenementenvergunning hangen af van de risicoklasse waarin uw evenement zich bevindt. Deze klassen zijn:

• Risicoklasse A: standaardevenement met een laag risico en een beperkte invloed op de omgeving: € 42.
• Risicoklasse B: Aandachtevenement met een verhoogd risico en verhoogde invloed op de omgeving: € 118.
• Risicoklasse C: Risicovol evenement met grote invloed op de omgeving: € 355.

De risicoklasse wordt bepaald aan de hand van een puntentelling. Deze puntentelling hangt onder andere af van de risico-inschatting, het soort evenement, het aantal bezoekers, de plaats en de bereikbaarheid van het evenement voor hulpdiensten.

Soms heeft u naast een evenementenvergunning ook een ontheffing nodig. Dit geldt bijvoorbeeld bij een evenement met veel geluid of waar alcohol geschonken wordt. Voor deze ontheffing kunnen ook kosten in rekening worden gebracht.

U ontvangt achteraf een factuur met het totaalbedrag voor een vergunning en eventuele ontheffing(en). De bovengenoemde kosten worden ook in rekening gebracht als de vergunning niet wordt verleend.

U moet de complete aanvraag voor een evenement minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement indienen. Vervolgens nemen wij vanzelf contact met u op.

De gemeente beoordeelt de vergunningsaanvraag onder meer op veiligheid, bereikbaarheid, de aanwezigheid van toiletten, medische voorzieningen, brandveiligheid, het schenken van alcohol en mogelijke overlast door muziek. Hierbij zijn verschillende (interne en externe) adviespartijen betrokken.

Wilt u in 2023 een evenement organiseren in de gemeente Ede? Meld dit dan voor 1 oktober 2022 bij ons. Wij plaatsen uw evenement dan op de evenementenkalender. Meer hierover vindt u op de pagina Evenementenkalender.

• Het bewust oplaten van ballonnen is verboden.
• Er mag alleen herbruikbaar plastic (voor etenswaren en dranken) worden gebruikt.
• Het laten vallen van brandende of smeulende voorwerpen in groengebieden is verboden.
• Informeer omwonenden van uw evenement op tijd. Tips leest u op de pagina over omgevingscommunicatie.
• Heeft u overlast van een evenement? Kijk dan bij Melding of klacht openbare ruimte.

Om vast te stellen dat u de juiste gegevens aan ons verstrekt vragen we uw Burgerservicenummer (BSN), achternaam, postcode, huisnummer, straatnaam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Zo nodig vragen we ook uw Kamer van Koophandel-nummer en bedrijfsgegevens.

Hoe gaan wij om met uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de behandeling van uw aanvraag. Ze gaan alleen naar de medewerkers die betrokken zijn bij de afhandeling.

Heeft u hulp nodig bij het aanvragen van uw vergunning? U kunt uw vragen stellen door te mailen naar evenementen@ede.nl.