Evenementen organiseren
Deze pagina is nog niet bijgewerkt naar aanleiding van de aangekondigde nieuwe maatregelen van 28 september
- Vanaf 1 juli 2020 zijn er weer evenementen mogelijk onder bepaalde voorwaarden.
- Kijk hier (pdf, 671 KB) voor tips en aandachtspunten om te voldoen aan de maatregelen.
- Als u een evenement organiseert, heeft u vaak een vergunning nodig. Die vraagt u minimaal acht weken van tevoren aan.
- Er komt ook een extra COVID-19 toets bij de aanvraag. Daarin kijken we naar de maatregelen die u heeft getroffen om te voldoen aan de coronamaatregelen en de geldende noodverordening.
- Buurtactiviteiten worden op dit moment ten strengste afgeraden in verband met het besmettingsgevaar. De meeste besmettingen vinden namelijk plaats in en rondom de thuisomgeving. Het is voor veel mensen lastig om de anderhalve meter afstand te houden tot elkaar.
- Vul de vragenlijst hieronder in om te kijken of voor uw activiteit een vergunning nodig is of dat u alleen een melding hoeft te doen. U kunt de vergunning daarna meteen digitaal aanvragen of uw activiteit melden.
- Een evenementvergunning aanvragen kost € 36,55 tot € 609 afhankelijk van grootte en impact. Dit betaalt u via iDeal.
Voorwaarden evenementen
Vanaf 1 juli 2020 is het weer mogelijk om evenementen te organiseren. U kunt dus ook weer een vergunning aanvragen. Normaal gesproken duurt het aanvragen van een vergunning een week of acht. Bij het aanvragen van een vergunning toetsen we ook de maatregelen die u treft rondom corona. De resultaten van deze toets kunnen ook gevolgen hebben voor het proces van aanvraag en het evenement zelf. Natuurlijk gelden ook de landelijke regels die zich richten op het aantal bezoekers en de anderhalve meter afstand. De organisator van een evenement moet zich ervan bewust zijn dat hij hiervoor verantwoordelijk is en dat de aanvraag ook hierop getoetst wordt. De regels kunnen tussentijds veranderen (bijvoorbeeld bij een nieuwe uitbraak), dat kan gevolgen hebben voor (de doorgang van) het evenement. Houd daar altijd rekening mee.
Aantallen bezoekers
Er geldt geen maximumaantal mensen als de volgende regels worden nageleefd:
- mensen moeten zitten op een vaste zitplaats
- er moet vooraf gereserveerd worden
- er moet een gezondheidscheck gedaan worden.
Als er bij een evenement (binnen of buiten) sprake is van doorstroming van mensen en beperkt onderling contact, zoals een kermis of braderie, geldt ook geen maximumaantal.
Is het niet mogelijk om te reserveren, te zitten of om een gezondheidscheck te doen, dan geldt een maximumaantal van 100 mensen met een vaste zitplaats binnen en 250 mensen tegelijkertijd buiten. Het gaat hierbij alleen om bezoekers, niet om personeel.
1,5 meter afstand
Verder is het verplicht om 1,5 meter afstand te houden. Uitzonderingen hierop zijn mensen die tot hetzelfde huishouden behoren, kinderen t/m 12 jaar (zij hoeven onderling en tot volwassenen geen afstand te houden) en jongeren t/m 17 jaar (zij hoeven onderling geen afstand te houden, wel tot volwassenen) en hulpbehoevenden.
Waaraan moet uw aanvraag voldoen?
Uw aanvraag moet aan de volgende indieningsvereisten voldoen. U kunt dit toevoegen aan uw veiligheidsplan of apart aanbieden.
Profiel van uw evenement
- Beschrijf het bezoekersprofiel, profiel van het evenement, van de omgeving van het evenement, het type evenement en de activiteiten die plaatsvinden.
- Houd er rekening dat geluid/muziek er voor zorgt dat bezoekers elkaar slecht kunnen verstaan en de 1.5 meter regel daardoor kan worden overschreden.
- Pas programmering zoveel mogelijk aan zodat publiek niet gaat meezingen, schreeuwen of klappen.
- Beschrijf hoe de bezoekers naar uw evenement gaan (auto, fiets of OV) en hoe u (fiets)parkeren heeft geregeld met de 1,5 meter in acht nemend.
- Beschrijf of er sprake is van een lokale, regionale of bovenregionale uitstraling van het evenement.
- Beschrijf of er sprake is van doorstroming van bezoekers; dit bepaalt of er vooraf gereserveerd moet worden en of triage (een gezondheidscheck) dient plaats te vinden.
Profiel activiteit
- Beschrijf hoe u voorkomt dat de bezoekers gaan zingen en/of schreeuwen en hoe u dit gaat handhaven.
Inrichting terrein
- Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
- Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
- Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.
- Zorg voor voldoende pinmogelijkheden op het evenemententerrein en voorkom zoveel mogelijk dat er rijen ontstaan.
- Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
- Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
Op- en afbouw
- Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdlijn.
Entree
- Beschrijf de voorzieningen voor de bezoekers (bijv. handgel).
- Beschrijf hoe triage (een gezondheidscheck) wordt uitgevoerd.
- Beschrijf hoeveel personen maximaal toegestaan worden tot het evenement. Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
- Beschrijf de regulatie van bezoekersstromen; hoe voorkomt u dat er te veel personen op het terrein zijn.
- Werk met tijdsloten voor de instroom en uitstroom van de bezoekers en pas de kaartverkoop/reserveringsmogelijkheden hierop aan.
Informatie bezoekers
- Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (bijv. met flyers, omroepinstallatie, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).
Horeca en Hygiëne
- Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
- Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
- Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen).
- Werk met wegwerpglazen in plaats van met herbruikbare glazen.
Sanitaire voorzieningen
- Beschrijf de looproute naar de toiletten.
- Situeer de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar.
- Beschrijf hoe en hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
- Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.
Contactpersoon en toezicht
- Wijs 1 persoon aan (een coördinator gezondheid) die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
- Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage, etc.)
- Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.
Monitoring en Ontruiming
- Beschrijf hoe u de bezoekersstromen monitort en hoe u (indien nodig) tussentijds hierop stuurt.
- Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.
Invloed jaargetijde/weer
- Beschrijf hoe u de 1,5 meter regel handhaaft bij slechte weersomstandigheden, als mensen bijvoorbeeld willen schuilen voor de regen.
Geen vergunning, wel regelen
- Heeft u geen vergunning nodig voor uw evenement?
- Soms moet u dan toch nog extra zaken regelen bij de gemeente.
- Bijvoorbeeld een ontheffing aanvragen voor te hard geluid (versterkte muziek) of als u alcoholische drankjes gaat verkopen.
Geluid
Gebruikt u geluidsapparatuur om buiten muziek (af) te spelen? Dan heeft u een ontheffing nodig. Deze ontheffing vraagt u aan via de button hierboven. Doe dat minstens tien werkdagen van tevoren. De kosten zijn € 32,00.
Gaat u als onderneming of stichting binnen een activiteit organiseren en denkt u de geluidsnormen te overschrijden? Dan doet u een melding via de button Ontheffing aanvragen en/of iets melden. Doe dat minstens tien werkdagen van tevoren. Een melding doen is gratis.
Alcohol verkopen
Wilt u alcoholische dranken verkopen tijdens het evenement? Dan heeft u een tapontheffing nodig. Deze tapontheffing vraagt digitaal aan via de button hierboven. Doe dat minstens tien werkdagen van tevoren. De kosten zijn € 32,00.
Brandveiligheid
Wilt u een tent of bouwsel plaatsen voor meer dan 150 bezoekers? Dan moet u vier weken van tevoren een gebruiksmelding bij ons doen om aan te tonen dat de situatie straks brandveilig is. Deze gebruiksmelding doet u via de button hierboven. U levert een plattegrond aan van de tent en tekent daarin de objecten die in de tent komen te staan en de nooduitgangen, noodverlichting en brandblussers. Kijk voor meer informatie op de pagina Meldingsformulier Brandveilig gebruik.
Sluitingstijd
Wilt u als horecaonderneming, buurthuis of sportkantine langer geopend zijn dan uw normale uren? Dan heeft u een ontheffing sluitingstijd nodig. Deze ontheffing vraagt u aan via de button hierboven. Doe dat minstens tien werkdagen van tevoren. De kosten zijn € 32,00. Kijk voor meer informatie op de pagina Ontheffing sluitingstijd.
Privéfeest in buurthuis of kantine
Organiseert u een privéfeest of bruiloft in uw bedrijfsrestaurant, (sport)kantine of buurthuis? Dan kunt u hier maximaal zes keer per jaar een ontheffing voor aanvragen. Deze ontheffing vraagt u digitaal aan.
Straatoptreden
Wilt u op straat optreden als straatartiest, straatfotograaf, tekenaar of gids? Dan moet u een melding doen. Deze doet u via de button hierboven.
Uw persoonsgegevens
Welke gegevens vragen wij van u?
Wij vragen altijd om uw Burgerservicenummer (BSN), achternaam, postcode, huisnummer, straatnaam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Als dat aan de orde is vragen we ook uw Kamer van Koophandel-nummer en bedrijfsgegevens. Het kán zijn dat wij meer gegevens nodig hebben, omdat uw aanvraag niet duidelijk of concreet genoeg is. Dan leest u dit in de brief of mail die u van ons ontvangt.
Waarom vragen we deze gegevens?
Deze gegevens hebben wij nodig om u te kunnen identificeren en op uw aanvraag te reageren.
Hoe gaan wij om met uw gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de behandeling van uw aanvraag. De medewerkers die betrokken zijn bij de afhandeling van uw aanvraag ontvangen uw aanvraag en uw gegevens.